Biết log phát sinh ở đâu
Mỗi máy chấm công gắn với một chi nhánh và địa điểm. Log đi kèm thông tin máy nên truy được nhân viên quét ở điểm nào.
- Báo cáo lượng log theo chi nhánh
- Cảnh báo máy không phát sinh log
- Cảnh báo agent mất kết nối
Trang chủ/Giải pháp
Giải pháp
Cùng một hệ thống, năm cách cấu hình
Bài toán nhân sự của nhà máy ba ca khác hẳn chuỗi cửa hàng, càng khác khối văn phòng, và khác nữa với đơn vị làm nhân sự thuê ngoài cho nhiều khách. Dưới đây là cách hệ thống được cấu hình cho từng mô hình, cùng đánh giá thẳng thắn mức độ phù hợp.
Mức phù hợp: rất cao
Nhà máy sản xuất
Đây là mô hình hệ thống được xây dựng quanh nó. Mọi quyết định thiết kế đều xuất phát từ đây.
Bài toán đặc thù
- Hàng trăm tới hàng nghìn công nhân, nhiều tổ, nhiều xưởng
- Ba ca luân phiên, ca đêm kéo sang ngày hôm sau
- Tăng ca gần như hằng ngày, phải tách bậc theo ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ và phần giờ đêm
- Nhiều máy chấm công đặt rải trong xưởng, mạng nội bộ tách khỏi Internet
- Quy chế lương phức tạp, nhiều loại phụ cấp có điều kiện
- Công nhân ít dùng email, quen xem thông tin trên điện thoại
Cách hệ thống giải
- Agent chạy trong mạng xưởng, kéo log mọi máy theo lịch, mất mạng vẫn giữ dữ liệu
- Ca đêm và ca qua ngày là trường hợp chuẩn, không phải xử lý tay
- Bậc tăng ca tách sẵn theo loại ngày và phần giờ đêm; có trần tăng ca theo tháng và năm
- Gán ca theo nhóm phòng ban và chu kỳ, không phải gán tay từng người
- Phụ cấp có điều kiện khai bằng công thức, ví dụ phụ cấp chuyên cần theo số giờ công thực tế
- Ứng dụng di động cho công nhân xem công, xem phiếu lương, xin bổ sung giờ quét
Điểm đáng chú ý. Nhà máy thường có lịch sử nhiều năm trên phần mềm cũ. Hệ thống hỗ trợ đọc trực tiếp cơ sở dữ liệu cũ để đối chiếu số liệu, chạy thử ở chế độ xem trước trước khi ghi thật, nên chuyển đổi không phải làm lại từ số không.
Mức phù hợp: cao
Doanh nghiệp nhiều chi nhánh
Chuỗi cửa hàng, kho, trạm, văn phòng đại diện ở nhiều tỉnh.
Điểm không có máy chấm công
Nơi chưa lắp máy có thể dùng chấm công di động, ràng buộc bằng vị trí GPS, mạng WiFi tại điểm hoặc mã QR dán tại quầy.
- Bán kính cho phép khai theo từng điểm
- Ngoài vùng thì chặn hoặc đưa vào diện chờ duyệt
Quản lý theo khu vực
Cây phòng ban nhiều cấp cho phép dựng cấu trúc vùng, miền, cụm rồi tới từng điểm.
- Chọn phòng cha là gồm toàn bộ phòng con
- Quản lý vùng chỉ thấy nhân sự vùng mình
Mức phù hợp: cao
Nhóm nhiều công ty
Vài pháp nhân dùng chung bộ phận nhân sự nhưng phải tách bạch dữ liệu và quy chế.
Cái được tách riêng
- Danh sách nhân viên và phòng ban của từng công ty
- Bộ công thức lương của từng công ty, không dùng chung
- Thang bậc lương và danh mục phụ cấp, khấu trừ
- Thông tin pháp lý và người đại diện in trên hợp đồng
- Cấu hình cột hiển thị trên các bảng nghiệp vụ
Cái được dùng chung
- Một lần đăng nhập, chuyển qua lại giữa các công ty được cấp quyền
- Một bộ máy phân quyền và quy trình duyệt
- Một hạ tầng máy chủ, một lần vận hành
- Nghiệp vụ và giao diện giống nhau nên nhân sự không phải học hai lần
Cần nói rõ. Đây là mô hình nhiều công ty trên cùng một cơ sở dữ liệu, phân tách bằng quyền truy cập và phạm vi dữ liệu. Nếu yêu cầu của bạn là mỗi pháp nhân phải nằm trên một cơ sở dữ liệu hoàn toàn tách rời vì lý do pháp lý hoặc kiểm toán, hãy trao đổi trước — phương án khi đó là cài nhiều bản độc lập thay vì dùng chung một bản.
Mức phù hợp: khá
Khối văn phòng
Giờ hành chính, ít tăng ca, nặng về hồ sơ và quy trình hơn là tính công.
Phần dùng nhiều
- Hồ sơ nhân sự và hồ sơ điện tử
- Hợp đồng, phụ lục, hợp đồng điện tử
- Nghỉ phép và số dư phép
- Quy trình duyệt nhiều cấp
- Đánh giá KPI, mục tiêu, đánh giá 360
- Tuyển dụng và đào tạo
Phần dùng ít hơn
- Bậc tăng ca chi tiết theo giờ đêm
- Gán ca theo chu kỳ nhiều ca
- Sao lưu vân tay và khuôn mặt của máy chấm công
Không cần bật thì cứ để nguyên, không ảnh hưởng phần đang dùng.
Lưu ý thẳng thắn
Nếu doanh nghiệp bạn thuần văn phòng, dưới 50 người, không có máy chấm công và quy chế lương đơn giản, thì thế mạnh lớn nhất của hệ thống này gần như không dùng tới. Chúng tôi sẽ nói rõ điều đó trong buổi khảo sát thay vì cố bán.
Mức phù hợp: rất cao
Công ty dịch vụ nhân sự
Đơn vị nhận làm nhân sự và tiền lương thuê ngoài cho nhiều doanh nghiệp khác, phần lớn là công ty FDI mới vào Việt Nam hoặc chưa muốn dựng bộ phận nhân sự riêng.
Mỗi khách một bộ riêng
- Danh sách nhân viên, phòng ban, chức vụ tách theo từng khách
- Bộ công thức lương riêng từng khách, có hiệu lực theo ngày — sửa quy chế của khách này không đụng khách kia
- Thang bậc lương, phụ cấp, khấu trừ khai riêng
- Thông tin pháp nhân và người đại diện in trên hợp đồng của từng khách
- Ký hiệu công, ca làm việc, lịch nghỉ lễ riêng
Đội dịch vụ dùng chung
- Một lần đăng nhập, chuyển qua lại giữa các khách được cấp quyền
- Phân quyền theo phạm vi: nhân viên phụ trách khách nào chỉ thấy khách đó
- Một quy trình duyệt, một hạ tầng, một lần vận hành
- Nghiệp vụ giống nhau nên nhận thêm khách không phải học lại
Phần khách FDI thường hỏi trước
- Giao diện ba thứ tiếng: tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nhật — quản lý người nước ngoài đọc được cùng màn hình với nhân sự Việt Nam
- Quyết toán thuế TNCN theo bậc lũy tiến, ủy quyền quyết toán, mẫu báo cáo và xuất XML
- Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp: hồ sơ tham gia, ghi tăng, ghi giảm, bảng đối soát
- Ca đêm và ca qua ngày tính đúng ngày công — chỗ hay sai nhất khi làm lương nhà máy
Bàn giao lại cho khách khi cần
- Dữ liệu của từng khách xuất ra Excel bất cứ lúc nào
- Khách muốn tự vận hành thì cấp tài khoản trực tiếp, không phải chuyển hệ thống
- Có nhật ký thay đổi và vết kiểm toán để đối chiếu khi khách hỏi lại số cũ
Cần nói rõ. Đây là mô hình nhiều khách trên cùng một cơ sở dữ liệu, phân tách bằng phạm vi dữ liệu và quyền truy cập. Cách này gọn và rẻ khi vận hành, nhưng nếu hợp đồng với khách yêu cầu dữ liệu phải nằm trên cơ sở dữ liệu tách rời hoàn toàn, phương án là cài bản độc lập cho khách đó. Nói trước để bạn đưa vào hợp đồng dịch vụ ngay từ đầu thay vì phát hiện lúc khách hỏi.
Tóm tắt
Mức phù hợp theo mô hình
| Mô hình | Mức phù hợp | Phân hệ dùng nhiều nhất |
|---|---|---|
| Nhà máy sản xuất nhiều ca | Rất cao | Chấm công, ca làm việc, tăng ca, tiền lương, thiết bị, ESS di động |
| Doanh nghiệp nhiều chi nhánh | Cao | Chấm công đa điểm, chấm công di động có vị trí, báo cáo theo chi nhánh, phân quyền theo vùng |
| Nhóm nhiều công ty | Cao | Tách dữ liệu và công thức theo công ty, phân quyền, quy trình duyệt, báo cáo |
| Công ty dịch vụ nhân sự (khách FDI) | Rất cao | Tách dữ liệu và công thức theo từng khách, phân quyền theo phạm vi, giao diện Việt–Anh–Nhật, quyết toán thuế TNCN, bảo hiểm, vết kiểm toán |
| Doanh nghiệp dịch vụ, kho vận | Cao | Ca linh hoạt, chấm công di động, tăng ca, phân quyền theo điểm làm việc |
| Khối văn phòng thuần | Khá | Hồ sơ, hợp đồng, nghỉ phép, quy trình duyệt, KPI, tuyển dụng, đào tạo |
Không chắc mô hình của mình nằm ở đâu?
Mô tả ngắn gọn quy mô, số ca, số điểm chấm công và cách tính lương hiện tại. Chúng tôi trả lời thẳng là có phù hợp hay không.