Từ máy chấm công tới phiếu lương — đi một mạch 0789 723 672 Thanhnp87@Gmail.com
Scarlet SailsHRM Platform
Trang chủ/Tính năng
Tính năng chi tiết

Hệ thống làm được gì, ở mức nào

Trang này liệt kê đúng những gì đang chạy trong sản phẩm. Chỗ nào mới ở mức cơ bản chúng tôi ghi rõ, để buổi demo không có bất ngờ khó chịu.

Phân hệ 01

Chấm công

Trái tim của hệ thống. Toàn bộ phần còn lại đứng trên số công đã chốt ở đây.

Bảng công ngày

Lưới chi tiết từng nhân viên từng ngày, mở ra là thấy toàn bộ căn cứ tính công.

  • Ca áp dụng, giờ vào ca và giờ ra ca theo khai báo
  • Giờ quét thực tế: vào, ra nghỉ trưa, vào chiều, ra, vào tăng ca, ra tăng ca
  • Loại ngày: ngày thường, ngày nghỉ tuần, ngày lễ, ngày nghỉ theo quy định công ty
  • Giờ công, giờ nghỉ theo ký hiệu, các bậc tăng ca và tăng ca đêm
  • Đi trễ, về sớm và các khoản trừ khác
  • Cột điều chỉnh riêng bên cạnh cột thực tế; sửa ô nào hệ thống chỉ ghi ô đó

Bảng công tháng

Tổng hợp theo kỳ, dạng lưới D01–D31 quen thuộc với người làm nhân sự lâu năm.

  • Ký hiệu công từng ngày trong tháng trên một hàng
  • Giờ chuẩn, giờ công thực tế, tổng các bậc tăng ca, giờ đêm
  • Tổng trễ, tổng sớm, tổng ngày công tính lương
  • Chi tiết nghỉ phép tách theo từng loại nghỉ
  • Xuất Excel theo đúng cột đang hiển thị trên màn hình

Dữ liệu vào ra & log máy

Lớp dữ liệu gốc để đối chiếu khi có tranh chấp.

  • Log thô từ máy được giữ nguyên, tách khỏi dữ liệu đã xử lý
  • Màn hình dữ liệu vào ra cho phép sửa giờ vào/ra ngay tại dòng
  • Quản lý mã thẻ và mã máy của từng nhân viên
  • Hàng đợi lỗi cho log chưa khớp nhân viên, sai định dạng hoặc từ máy chưa khai báo

Kiểm soát kỳ công

Chốt là chốt, không có chuyện sửa sau lưng.

  • Khóa kỳ công chặn mọi thao tác ghi: sửa công, duyệt, nhập liệu, đơn nghỉ, đơn tăng ca
  • Nhật ký sửa công lưu ảnh dữ liệu trước và sau, kèm người sửa, thời điểm và lý do
  • Xác nhận công tháng theo từng nhân viên
  • Cảnh báo bất thường: thiếu công, nghỉ không lương, đi muộn nhiều, tăng ca bất thường
Phân hệ 02

Ca làm việc & lịch

Phần lớn phần mềm chấm công gãy ở đây khi gặp ca đêm và ca qua ngày. Đây là chỗ được làm kỹ nhất.

Khai báo ca

  • Giờ vào, giờ ra, ca đêm, ca kéo sang ngày hôm sau
  • Nghỉ giữa ca và hai khoảng nghỉ phụ
  • Số giờ chuẩn của ca được tính lại từ khung giờ và giờ nghỉ
  • Số phút linh hoạt cho phép đi trễ trong giới hạn

Quy tắc tăng ca của ca

  • Bật/tắt riêng tăng ca trước ca và tăng ca sau ca
  • Ngưỡng phút riêng cho từng chiều, tránh đếm nhầm vài phút nán lại
  • Mốc bắt đầu tính tiền tăng ca tách khỏi mốc nhận diện lần quét
  • Giờ tối thiểu và tối đa được tính cho một lần tăng ca

Cửa sổ lấy log

  • Khai số giờ lấy log trước giờ vào ca và sau giờ ra ca
  • Chỉ những lần quét trong cửa sổ đó mới được xét cho ngày công
  • Tránh lấy nhầm lần quét của ca liền kề khi nhà máy chạy ba ca

Gán ca

  • Gán theo nhân viên hoặc theo cả phòng ban, chọn khối ngày bằng kéo chuột
  • Nhóm ca với bộ luật: phòng ban và phòng con, chức vụ, chức danh, thứ trong tuần, ngày trong chu kỳ
  • Độ ưu tiên rõ ràng khi nhiều luật cùng khớp

Gợi ý ca tự động

  • Suy ra ca của từng ngày từ chính lần quét đầu và cuối
  • Có điểm tin cậy cho từng ngày, dưới ngưỡng thì bỏ qua thay vì đoán bừa
  • Mặc định không ghi đè ô đã gán tay

Lịch làm việc

  • Khai ngày nghỉ tuần, ngày lễ và ngày nghỉ riêng của công ty theo từng năm
  • Loại ngày quyết định bậc tăng ca được áp dụng
  • Kỳ chấm công khai theo tháng, có ngày bắt đầu và kết thúc riêng
Phân hệ 03

Nghỉ phép & tăng ca

Nghỉ phép

  • Ký hiệu nghỉ khai báo được: có tính lương hay không, tính vào bảo hiểm hay không, số ngày trong tháng và trong năm
  • Đăng ký dạng ma trận: chọn khối ô nhân viên × ngày rồi gán ký hiệu một lần
  • Nghỉ cả ngày, nửa ngày sáng, nửa ngày chiều
  • Theo dõi số dư phép theo năm: chuyển từ năm trước, đã dùng, còn lại, quy đổi
  • Duyệt nhiều cấp theo cấu hình, có hàng đợi chờ duyệt tập trung
  • Nhập từ Excel cho đợt đăng ký lớn

Tăng ca

  • Đăng ký trước theo nhân viên và khoảng giờ, có lý do
  • Đối chiếu tăng ca đăng ký với tăng ca thực tế từ máy quét
  • Bậc tăng ca tách theo ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ và phần giờ đêm
  • Trần tăng ca cấu hình được theo ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ, theo tháng và theo năm
  • Vượt trần thì chặn hoặc chỉ cảnh báo, tùy chính sách công ty
  • Nhập từ Excel và duyệt hàng loạt

Bổ sung giờ quét bị thiếu. Công nhân quên quét thẻ có thể tự tạo đơn xin bổ sung trên điện thoại, cấp trên duyệt trên web hoặc trên di động. Khi duyệt, hệ thống ghi một lần quét hợp lệ có đánh dấu là nhập tay, không cho sửa thẳng vào log gốc của máy.

Phân hệ 04

Tiền lương

Engine tính lương chạy theo bộ công thức khai báo, không phải logic cứng trong mã nguồn.

Dữ liệu đầu vào

  • Lương cơ bản có lịch sử theo ngày hiệu lực
  • Thang bậc lương theo từng công ty, gắn được với vị trí
  • Gán phụ cấp và khấu trừ theo nhân viên, có khoảng hiệu lực
  • Tham số lương dùng chung và tham số theo công ty
  • Số công lấy trực tiếp từ bảng công tháng đã chốt
  • Tạm ứng lương: tạo kỳ ứng, khóa kỳ rồi tự sinh khoản khấu trừ vào kỳ lương

Bộ máy công thức

  • Mỗi công ty một bộ công thức riêng, bắt buộc có ngày hiệu lực
  • Nhiều phiên bản theo thời gian, không cho chồng lấn khoảng hiệu lực
  • Chạy tuần tự: phụ cấp, lương theo công, tăng ca, bảo hiểm, thuế, thực lĩnh
  • Kết quả mỗi bước được đưa lại vào túi biến cho bước sau dùng
  • Loại công thức và tham số có danh mục gợi ý khi khai báo

Kết quả & phát hành

  • Bảng lương xem theo phòng ban, lọc theo cây phòng ban nhiều cấp
  • Phiếu lương PDF một trang khổ A5, lấy thương hiệu theo công ty đang chọn
  • Xuất Excel với ba sheet: tổng hợp, tổng hợp theo bộ phận và bảng lương chi tiết
  • Gửi phiếu lương qua email, có nhật ký gửi từng người

Quản trị kỳ lương

  • Khóa kỳ lương chặn tính lại, duyệt, sửa thiết lập và nhập liệu chồng lên
  • Ảnh chụp lần tính lương: công thức, tham số, tổng gộp, tổng thực lĩnh
  • Đối chiếu công và lương: thiếu phiếu, chưa duyệt, thực lĩnh âm, lệch công
  • Đợt thanh toán theo danh sách phiếu đã duyệt, đánh dấu đã chi
  • Nhật ký thay đổi thiết lập lương

Che dữ liệu lương. Người dùng bị đánh dấu che lương sẽ thấy các cột tiền bằng 0 và không xuất, không in, không tính, không duyệt được. Đây là mức chặn ở tầng máy chủ, không phải chỉ ẩn trên giao diện.

Phân hệ 05

Thuế TNCN & bảo hiểm

Quyết toán thuế TNCN

  • Đợt quyết toán theo năm, chụp lại dữ liệu thu nhập từng tháng
  • Bậc thuế lũy tiến và chính sách thuế khai theo năm
  • Điều chỉnh thủ công có ghi vết, cảnh báo dữ liệu bất thường
  • Ủy quyền quyết toán và xác nhận của nhân viên qua cổng ESS
  • Nhập dữ liệu từ nguồn ngoài, có bước kiểm tra trước khi áp dụng
  • Phân tích rủi ro theo bộ luật cấu hình được
  • Mẫu báo cáo cấu hình cột chỉ tiêu, xuất Excel và xuất XML

Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp

  • Hồ sơ tham gia của từng nhân viên
  • Mức lương đóng bảo hiểm theo giai đoạn
  • Ghi tăng, ghi giảm và lý do
  • Kỳ đóng và chứng từ nộp
  • Tính số phải đóng trực tiếp từ kỳ lương đã tính
  • Bảng đối soát: thiếu sổ, thiếu nơi khám chữa bệnh, trùng hồ sơ, lệch tiền, vượt trần hoặc dưới sàn
Phân hệ 06

Nhân viên tự phục vụ

Chạy trên trình duyệt điện thoại và có ứng dụng Android/iOS riêng.

Chấm công di động

  • Kiểm tra vị trí bằng GPS với bán kính khai báo
  • Ràng buộc theo mạng WiFi hoặc mã QR tại điểm làm việc
  • Không thỏa điều kiện thì chặn hoặc đưa vào diện chờ duyệt
  • Có nhật ký kiểm tra để HR soi lại

Xem công

  • Bảng công tháng và chi tiết từng ngày
  • Lịch sử các lần quét
  • Số dư phép còn lại lấy từ dữ liệu thật

Đơn từ

  • Đăng ký nghỉ, tăng ca, đăng ký ca
  • Xin bổ sung giờ quét bị thiếu
  • Cập nhật một số thông tin hồ sơ, HR duyệt mới ghi vào

Phiếu lương & đào tạo

  • Xem và tải phiếu lương của mình
  • Học nội dung khóa được giao
  • Làm bài kiểm tra, chấm điểm trên máy chủ, nhận chứng chỉ
Phân hệ 07

Hồ sơ nhân sự & hợp đồng

Hồ sơ nhân viên

  • Thông tin cá nhân, tổ chức, công việc, liên hệ, ngân hàng
  • Trang hồ sơ 360 gom mọi dữ liệu liên quan một chỗ
  • Hồ sơ điện tử: tải tệp đính kèm theo loại giấy tờ, có ngày cấp và ngày hết hạn
  • Người thân và người phụ thuộc giảm trừ
  • Nhật ký thay đổi từng trường dữ liệu

Hợp đồng lao động

  • Hợp đồng chính, phụ lục và tái ký, có liên kết tới hợp đồng nguồn
  • Mẫu in riêng cho từng loại hợp đồng, tự điền thông tin công ty và nhân viên
  • Thông tin pháp lý và người đại diện khai theo từng công ty
  • Cảnh báo hợp đồng và thử việc sắp hết hạn
  • Hợp đồng điện tử: người ký, các bước ký, chữ ký và nhật ký

Biến động nhân sự

  • Điều chuyển: đổi phòng ban, vị trí, chức danh, nơi làm việc, quản lý trực tiếp
  • Nghỉ việc kèm bàn giao, tài sản, quyết toán lương và bảo hiểm, phỏng vấn thôi việc
  • Khen thưởng và kỷ luật dùng chung một sổ, in được quyết định
  • Đánh giá thử việc, tự cập nhật ngày chính thức khi đạt
  • Checklist nhận việc và nghỉ việc chia theo bộ phận phụ trách

Hệ thống còn có sơ đồ tổ chức, mẫu quyết định nhân sự, sổ lao động và một số biểu mẫu báo cáo pháp lý, cùng nhóm chức năng chiến lược như kế hoạch nhân sự, mô tả công việc, quản lý tài sản cấp phát và khảo sát gắn kết.

Phân hệ 08

Tuyển dụng, đào tạo & đánh giá

Tuyển dụng

  • Nhu cầu tuyển và tin tuyển dụng, có trang ứng tuyển công khai
  • Hồ sơ ứng viên, tệp CV, phân tích CV
  • Pipeline theo vòng, lịch phỏng vấn và phiếu đánh giá
  • Offer có bước duyệt và ghi nhận phản hồi của ứng viên
  • Kho ứng viên tiềm năng, giới thiệu nội bộ, phát hiện hồ sơ trùng
  • Quản lý đồng ý sử dụng dữ liệu và thời hạn lưu trữ
  • Chuyển ứng viên trúng tuyển thành nhân viên

Đào tạo

  • Kế hoạch đào tạo theo năm/quý và ngân sách
  • Danh mục khóa, giảng viên, lớp học và điểm danh
  • Lộ trình đào tạo theo vai trò hoặc theo yêu cầu tuân thủ
  • Soạn nội dung bài học, ngân hàng câu hỏi và đề thi
  • Gửi email mời học, nhân viên học và làm bài trên điện thoại
  • Chấm điểm trên máy chủ, cấp chứng chỉ PDF
  • Theo dõi khóa bắt buộc, quá hạn và tái chứng nhận
  • Kho nội dung theo chuẩn SCORM, xAPI, cmi5, LTI

Đánh giá hiệu suất

  • Kỳ đánh giá có khóa, bộ chỉ tiêu và mẫu phiếu
  • Cách chấm: nhập tay, cao hơn tốt hơn, thấp hơn tốt hơn, đúng mục tiêu
  • Thang xếp loại cấu hình được theo công ty
  • Luồng phiếu từ nháp tới ghi nhận, có gán hàng loạt
  • Đánh giá tháng dạng A/B/C gắn với kỳ chấm công
  • Mục tiêu/OKR, check-in, đánh giá 360, hiệu chỉnh nine-box, khung năng lực
Phân hệ 09

Thiết bị chấm công & đồng bộ

Phần này là lý do hệ thống chạy được ở nhà máy có mạng nội bộ tách biệt.

Agent tại chỗ

  • Cài như dịch vụ Windows trong mạng có máy chấm công
  • Kích hoạt bằng mã, có khóa bí mật riêng cho từng agent
  • Kéo log theo chu kỳ, báo tín hiệu sống về máy chủ
  • Hàng đợi cục bộ giữ log khi mất kết nối và gửi lại khi có mạng
  • Chống trùng ngay tại agent, khớp với khóa chống trùng phía máy chủ
  • Quản lý phiên bản agent và chính sách tự cập nhật

Điều khiển từ máy chủ

  • Hàng đợi lệnh gửi xuống agent: kiểm tra thiết bị, đồng bộ ngay, nạp lại cấu hình, xem giờ máy, xem thông tin máy
  • Lịch sử từng lần đồng bộ và kết quả
  • Bảng điều khiển tổng quan tình trạng máy và agent
  • Báo cáo: đồng bộ theo ngày, máy lỗi nhiều, agent mất kết nối, máy không có log, log theo chi nhánh

Sao lưu dữ liệu máy

  • Sao lưu danh sách người dùng, mã thẻ, vân tay và khuôn mặt từ máy về máy chủ
  • Phục hồi sang máy khác khi thay thiết bị, có trình hướng dẫn từng bước
  • Nhật ký thao tác sao lưu và phục hồi

Hỗ trợ theo hãng

  • ZKTeco, Ronald Jack: đầy đủ — kéo log, kiểm tra kết nối, đọc giờ và thông tin máy, sao lưu và phục hồi người dùng, vân tay, khuôn mặt.
  • Nguồn dữ liệu dạng cơ sở dữ liệu: đọc log từ cơ sở dữ liệu của phần mềm chấm công sẵn có.
  • Hikvision, Dahua, Suprema: hiện mới kiểm tra được kết nối mạng; phần đọc log cần tích hợp thêm theo model cụ thể.

Chúng tôi ghi rõ mức hỗ trợ theo hãng thay vì viết chung chung “tương thích mọi máy chấm công”. Nếu máy của bạn nằm ở nhóm cần tích hợp thêm, hãy hỏi trước khi ký hợp đồng để có mốc thời gian rõ ràng.

Phân hệ 10

Quản trị, phân quyền & tích hợp

Đặt lịch demo

Phân quyền

  • 47 nhóm quyền chức năng, tách riêng quyền dùng trên web và trên di động
  • Phạm vi dữ liệu: toàn bộ, theo công ty, theo cây phòng ban, cấp dưới trực tiếp, chỉ bản thân
  • Che lương, che tài khoản ngân hàng, che giấy tờ tùy thân theo vai trò
  • Người dùng được gán vào từng công ty cụ thể

Quy trình duyệt

  • Cấu hình ai duyệt đơn của ai theo loại đơn, phạm vi và cấp duyệt
  • Nhiều cấp nối tiếp, đơn chỉ đóng khi cấp cuối duyệt
  • Hàng đợi duyệt gom mọi loại đơn đang chờ chính người đó
  • Nhật ký từng bước duyệt

Tùy biến không cần lập trình

  • Cấu hình cột lưới theo từng công ty: ẩn/hiện, đổi nhãn, đổi thứ tự, khóa cột
  • Người dùng lưu được bộ lọc và khung nhìn riêng
  • Đánh số tự động cho hồ sơ, hợp đồng, quyết định và nhiều loại chứng từ
  • Kho nội dung hướng dẫn sử dụng sửa được ngay trong hệ thống

Vết kiểm toán

  • Nhật ký thay đổi dữ liệu theo từng trường
  • Nhật ký lỗi hệ thống có thể tra ngay trên giao diện
  • Theo dõi phiên đăng nhập và lịch sử đăng nhập

Tích hợp

  • REST API công khai có khóa API và giới hạn tần suất
  • Webhook có chữ ký cho các sự kiện nhân sự, nghỉ phép, tăng ca, lương, đồng bộ công
  • Kết nối n8n để tự động hóa quy trình
  • Gửi email và thông báo đẩy tới điện thoại
  • Nhập/xuất Excel ở hầu hết danh mục và dữ liệu nghiệp vụ

Báo cáo

  • Kho dữ liệu báo cáo riêng, tách khỏi bảng nghiệp vụ để truy vấn nhanh
  • Khai nguồn dữ liệu và mẫu báo cáo
  • Làm mới theo từng công ty và từng kỳ
  • Xuất Excel; bảng lương có mẫu báo cáo riêng nhiều sheet

Muốn xem tận mắt phần nào?

Nói trước phân hệ bạn quan tâm nhất, buổi demo sẽ đi thẳng vào đó thay vì lướt qua mọi màn hình.

Zalo