Truy cập
- Đăng nhập cấp mã thông báo có hạn, có cơ chế gia hạn
- Giới hạn số lần đăng nhập sai trong một phút
- Theo dõi phiên đang mở và lịch sử đăng nhập
- Người dùng chỉ vào được công ty đã được cấp quyền
Trang chủ/Triển khai
Triển khai
Dữ liệu lương nằm ở nơi bạn chọn
Hệ thống không bắt buộc phải đưa dữ liệu lên đám mây của bên thứ ba. Bạn chọn cài trên máy chủ trong công ty hay trên VPS riêng, và bạn là người sở hữu cơ sở dữ liệu trong cả hai trường hợp.
Bước 1 — chọn nơi đặt hệ thống
Hai mô hình triển khai
On-premise — máy chủ trong công ty
Phù hợp khi dữ liệu lương không được phép ra khỏi doanh nghiệp.
- Toàn bộ ứng dụng và cơ sở dữ liệu nằm trong mạng nội bộ
- Không cần Internet để chấm công và tính lương hằng ngày
- Bộ phận IT của bạn kiểm soát sao lưu và phục hồi
- Cần mở kênh riêng nếu muốn nhân viên dùng ứng dụng di động từ bên ngoài
VPS riêng — máy chủ thuê
Phù hợp khi có nhiều chi nhánh và cần truy cập từ mọi nơi.
- Một máy chủ duy nhất phục vụ mọi chi nhánh và ứng dụng di động
- Agent ở từng nhà máy đẩy dữ liệu lên qua kết nối mã hóa
- Máy chủ vẫn thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp bạn
- Không cần đầu tư phần cứng và phòng máy
Kết hợp được cả hai. Mô hình phổ biến nhất là máy chủ đặt trên VPS, còn mỗi nhà máy chạy một agent nhỏ trong mạng nội bộ. Máy chấm công không cần lộ ra Internet — chỉ agent gọi ra ngoài.
Bước 2 — chuẩn bị hạ tầng
Yêu cầu kỹ thuật
Danh sách để bộ phận IT của bạn xem trước và xác nhận khả năng đáp ứng.
| Thành phần | Yêu cầu |
|---|---|
| Máy chủ ứng dụng | Linux hoặc Windows đều chạy được. Ứng dụng viết trên .NET 10, thường đặt sau nginx làm proxy và xử lý chứng chỉ HTTPS. |
| Cơ sở dữ liệu | Microsoft SQL Server hoặc PostgreSQL. Chọn theo hạ tầng sẵn có của doanh nghiệp, không bắt buộc mua thêm giấy phép mới. |
| Giao diện người dùng | Chạy trên trình duyệt, không phải cài phần mềm lên từng máy trạm. Có hai bản giao diện web dùng chung một máy chủ dữ liệu. |
| Ứng dụng di động | Ứng dụng Android và iOS cho nhân viên. Ngoài ra có bản web di động dùng ngay trên trình duyệt điện thoại, không cần cài đặt. |
| Agent chấm công | Một máy tính Windows luôn bật trong mạng có máy chấm công, ở mỗi địa điểm. Agent cài như dịch vụ, tự khởi động cùng máy. Máy này không cần cấu hình mạnh. |
| Kết nối mạng | Agent chỉ cần gọi ra máy chủ theo chiều đi. Không cần mở cổng vào mạng nhà máy, không cần đưa máy chấm công lên Internet. |
| Máy chấm công | ZKTeco và Ronald Jack hỗ trợ đầy đủ. Có thể đọc log từ cơ sở dữ liệu của phần mềm chấm công sẵn có. Một số hãng khác cần tích hợp thêm — xem mục tính năng. |
| Cần một tài khoản gửi email của doanh nghiệp nếu muốn gửi phiếu lương, thư mời học và các cảnh báo tự động. |
Bước 3 — đưa vào vận hành
Quy trình lắp đặt
Khảo sát
Ghi nhận quy mô nhân sự, cơ cấu phòng ban, danh sách ca, quy chế lương, danh sách máy chấm công và tình trạng dữ liệu hiện có. Kết quả là một kế hoạch có mốc thời gian cụ thể cho doanh nghiệp bạn.
Cài đặt hệ thống
Dựng máy chủ ứng dụng và cơ sở dữ liệu, cấu hình tên miền và chứng chỉ bảo mật. Việc cập nhật phiên bản về sau có kiểm tra tình trạng hệ thống và tự quay lui nếu bản mới không khởi động được.
Nạp dữ liệu nền
Nhập danh mục phòng ban, chức vụ, ca, ký hiệu công, hồ sơ nhân viên, mã thẻ, lương cơ bản và các khoản phụ cấp đang áp dụng. Phần lớn nhập từ Excel; dữ liệu nằm trong phần mềm cũ thì đọc trực tiếp và đối chiếu theo mã nhân viên.
Kết nối máy chấm công
Cài agent tại từng địa điểm, khai máy và kiểm tra kết nối, đồng bộ thử một khoảng thời gian rồi đối chiếu số lần quét với dữ liệu gốc trên máy.
Dựng bộ công thức lương
Chuyển quy chế lương của doanh nghiệp thành bộ công thức trong hệ thống, sau đó chạy song song với cách tính cũ ít nhất một kỳ và đối chiếu tới từng nhân viên.
Đào tạo và bàn giao
Hướng dẫn nhân sự vận hành, phân quyền theo đúng vai trò, bật cổng thông tin nhân viên khi doanh nghiệp sẵn sàng. Tài liệu hướng dẫn nằm ngay trong hệ thống và sửa được.
An toàn dữ liệu
Những gì được kiểm soát sẵn
Phạm vi dữ liệu
- Giới hạn tới cây phòng ban, cấp dưới trực tiếp hoặc chỉ bản thân
- Che lương, tài khoản ngân hàng và giấy tờ tùy thân theo vai trò
- Chặn ngay ở tầng máy chủ, không chỉ ẩn trên giao diện
Vết kiểm toán
- Nhật ký thay đổi dữ liệu theo từng trường
- Sửa công lưu ảnh dữ liệu trước và sau
- Khóa kỳ công và kỳ lương chặn sửa sau khi chốt
- Nhật ký lỗi hệ thống tra được ngay trên giao diện
Nói rõ một điểm. Xác thực hai lớp bằng ứng dụng sinh mã hoặc OTP hiện mới ở dạng bản thiết kế giao diện, chưa chạy thật. Nếu doanh nghiệp bạn bắt buộc phải có xác thực hai lớp ngay từ đầu, hãy nêu trong buổi khảo sát để chúng tôi đưa vào kế hoạch với mốc thời gian cụ thể, thay vì để bạn phát hiện sau khi ký.
Gửi bản yêu cầu hạ tầng cho IT của bạn
Chúng tôi có thể làm việc trực tiếp với bộ phận IT để xác nhận khả năng đáp ứng trước khi bàn tới hợp đồng.