Vận hành

Chấm công nhiều chi nhánh: 4 cách làm và đánh đổi

Vận hành · Đọc 8 phút

Từ điểm làm việc thứ hai trở đi, câu hỏi không còn là "máy nào tốt" mà là "gom log về một chỗ bằng cách nào mà không sót, không trùng và không hở bảo mật".

Doanh nghiệp một điểm làm việc thì chuyện chấm công đơn giản. Từ điểm thứ hai trở đi, bài toán đổi hẳn: làm sao gom log của mọi máy về một chỗ đúng hạn, không sót, và không biến máy chấm công thành lỗ hổng bảo mật.

Cách 1: tải log bằng USB

Người phụ trách ra từng máy, cắm USB, tải file log, mang về nhập vào máy tính.

Ưu: không cần mạng, không cần đầu tư gì thêm.

Nhược: phụ thuộc hoàn toàn vào một người. Người đó nghỉ phép là dữ liệu đứng. Chi nhánh xa thì phải gửi file qua Zalo hoặc email, rất dễ gửi nhầm kỳ, gửi thiếu máy, hoặc gửi trùng làm nhân đôi công. Cuối tháng phát hiện thiếu log thì thường đã quá muộn để lấy lại.

Cách 2: phần mềm của hãng ở từng chi nhánh

Mỗi chi nhánh cài phần mềm đi kèm máy, tự tải log và tự xuất báo cáo, rồi gửi file về trụ sở.

Ưu: tự động hơn cách 1, mỗi nơi tự chủ được.

Nhược: mỗi chi nhánh thành một ốc đảo dữ liệu. Danh sách nhân viên trên máy mỗi nơi một kiểu, mã thẻ trùng nhau giữa các chi nhánh, người chuyển công tác phải khai lại từ đầu. Khi muốn biết một người quét ở đâu thì phải mở nhiều file đối chiếu tay.

Cách 3: mở máy chấm công ra Internet

Cấu hình chuyển cổng trên router để máy chấm công ở chi nhánh truy cập được từ bên ngoài, rồi máy chủ trung tâm gọi thẳng vào từng máy.

Ưu: tập trung được dữ liệu, không cần cài thêm gì ở chi nhánh.

Nhược: đây là cách rủi ro nhất. Máy chấm công là thiết bị nhúng, hiếm khi được cập nhật bản vá, nhiều model dùng mật khẩu mặc định và giao thức không mã hóa. Đẩy nó ra Internet là phơi dữ liệu sinh trắc của toàn bộ nhân viên ra ngoài. Ngoài ra đường truyền chi nhánh chập chờn thì kết nối trực tiếp rất hay đứt giữa chừng.

Cách 4: agent tại chỗ

Mỗi địa điểm có một máy tính luôn bật, chạy một dịch vụ nhỏ gọi là agent. Agent nằm trong mạng nội bộ, nói chuyện với máy chấm công rồi chủ động gọi ra máy chủ trung tâm.

Ưu:

• Máy chấm công không cần lộ ra Internet, không cần mở cổng vào mạng chi nhánh.
• Mất mạng thì agent giữ log trong hàng đợi cục bộ, có mạng gửi tiếp — không mất dữ liệu.
• Một danh sách nhân viên duy nhất ở trung tâm, mã thẻ không còn trùng chéo.
• Log đi kèm thông tin máy nên biết được ai quét ở điểm nào.
• Trung tâm gửi được lệnh xuống: kiểm tra kết nối, đồng bộ ngay, xem giờ máy.

Nhược: cần một máy tính luôn bật ở mỗi địa điểm, và cần cài đặt lần đầu. Máy này không cần cấu hình mạnh.

Bảng so sánh

Nên chọn cách nào

• Một điểm, dưới 50 người: USB vẫn sống được, không cần đầu tư gì.
• Hai điểm trở lên: nên chuyển sang agent. Chi phí thêm chỉ là một máy tính cũ luôn bật ở mỗi điểm.
• Có ca đêm hoặc tăng ca nhiều: agent gần như bắt buộc, vì dữ liệu phải về kịp để xử lý công hằng ngày chứ không dồn tới cuối tháng.
• Tuyệt đối tránh mở cổng máy chấm công ra Internet, trừ khi đội IT của bạn đủ năng lực đặt nó sau VPN và theo dõi thường xuyên.