Lựa chọn

Checklist chọn phần mềm chấm công tính lương

Lựa chọn · Đọc 9 phút

Dự án chấm công — tính lương hiếm khi đổ vỡ vì thiếu tính năng. Nó đổ vỡ vì những câu không ai hỏi trước khi ký. Đây là danh sách nên mang theo vào buổi demo.

Phần lớn dự án chấm công — tính lương đổ vỡ không phải vì phần mềm thiếu tính năng, mà vì một vài chi tiết không được hỏi trước khi ký. Dưới đây là những câu nên hỏi, chia theo sáu nhóm rủi ro thường gặp nhất.

Mẹo: yêu cầu nhà cung cấp trả lời bằng cách thao tác trực tiếp trên hệ thống, không phải bằng lời hứa hay slide.

Nhóm 1: Ca và quy tắc tính công

1. Ca kéo sang ngày hôm sau được tính vào ngày nào, có đổi được không?
2. Một người làm nhiều ca trong cùng một ngày thì xử lý thế nào?
3. Nghỉ giữa ca có quét thẻ thì hệ thống phân biệt được với kết thúc ca không?
4. Cửa sổ lấy log trước và sau ca khai được riêng cho từng ca không?
5. Tăng ca đầu ca và cuối ca bật tắt riêng được không, ngưỡng phút khai ở đâu?
6. Tăng ca ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ và phần đêm có tách thành các cột riêng không?
7. Gán ca cho cả một tổ theo chu kỳ làm thế nào, mất bao lâu?

Nhóm 2: Kết nối thiết bị

8. Máy chấm công model cụ thể của tôi có đọc log trực tiếp được không, hay chỉ kiểm tra được kết nối?
9. Mất mạng giữa chừng thì log có bị mất không?
10. Log trùng được chống theo tiêu chí nào?
11. Có biết được một lần quét phát sinh ở máy nào, chi nhánh nào không?
12. Thay máy mới thì chuyển vân tay và khuôn mặt sang bằng cách nào?
13. Có cần mở cổng mạng vào nhà máy không?

Nhóm 3: Công thức lương

14. Công thức lương nằm trong code hay khai báo được trên giao diện?
15. Đổi một quy tắc phụ cấp thì mất bao lâu và ai làm được?
16. Có lưu nhiều phiên bản công thức theo thời gian hiệu lực không? Tính lại kỳ cũ có ra đúng số cũ không?
17. Phụ cấp có điều kiện (ví dụ: chuyên cần theo số giờ công thực tế) khai thế nào?
18. Nhiều pháp nhân có dùng chung một bộ công thức không, hay tách riêng được?
19. Tạm ứng giữa kỳ có tự vào khấu trừ kỳ lương không?

Nhóm 4: Chuyển dữ liệu cũ

20. Dữ liệu nhiều năm ở phần mềm cũ chuyển sang bằng cách nào?
21. Có chế độ xem trước kết quả trước khi ghi thật không?
22. Có chạy song song một kỳ để đối chiếu với cách tính cũ không? Ai chịu trách nhiệm khi lệch?
23. Nhập từ Excel được những loại dữ liệu nào?

Nhóm 5: Quyền và dữ liệu nhạy cảm

24. Giới hạn được người dùng chỉ thấy nhân sự phòng mình không?
25. Che được số tiền lương với một số vai trò không? Che ở giao diện hay chặn thật ở máy chủ?
26. Ai sửa ô công nào, lúc nào, giá trị trước và sau — có tra lại được không?

Nhóm 6: Sở hữu và rủi ro dài hạn

27. Dữ liệu lương nằm ở đâu? Tôi có quyền truy cập trực tiếp cơ sở dữ liệu không?
28. Nếu ngưng hợp tác, tôi lấy toàn bộ dữ liệu ra bằng định dạng gì?

Ba câu trả lời nên làm bạn dừng lại

• "Phần mềm chúng tôi tương thích với mọi loại máy chấm công." Không có phần mềm nào làm được điều đó. Hãy hỏi đích danh model của bạn và yêu cầu demo kết nối thật.
• "Công thức lương đặc thù thì chúng tôi sẽ code riêng cho anh." Nghĩa là mỗi lần đổi quy chế bạn phải chờ họ sửa code, và phụ thuộc vĩnh viễn.
• "Cái đó phiên bản sau sẽ có." Nếu đó là tính năng bạn cần ngay, hãy đưa mốc thời gian vào hợp đồng, không chấp nhận lời hứa miệng.